Det er mange tidstyver: Sjefen, e-post, dårlige arbeidsplaner og møter. Bruker vi arbeidstiden smart

Det går mange diskusjoner om framtidens utfordringer for Norge. Etter mange tiår med kraftig økonomisk vekst, pekes det på utflating og krevende omstillingsprosesser for å sikre velferdsstaten for kommende generasjoner.

Arbeidstidens lengde kommer med jevne mellomrom opp, gjerne i sammenheng med den såkalte tidsklemma. Om det er arbeidstiden eller andre tidkrevende aktiviteter som skaper denne klemma, kan det strides om. Det er likevel et interessant paradoks at vi blant de land som har den korteste arbeidstiden, men også noe av den høyeste produktiviteten blant sammenlignbare nasjoner. Dette kan tolkes på flere måter. For det første er vi tross alt rimelig effektive når vi er på jobb. Det synliggjør også at vi er blant verdens mest digitaliserte land (selv om man ofte kan få et annet inntrykk), og at videre digital transformasjon og robotisering nødvendigvis ikke bare er en trussel for mange arbeidsplasser, men også en mulighet. Robotisering har i mange år vært en viktig del av utviklingen av vår industriproduksjon. At den vil bevege seg inn på stadig nye bruksområder, spesielt med tanke på bruken av kunstig intelligens, synes naturlig.

Har vi så greid å overføre erfaringene fra den digitale utviklingen til ulike administrative prosesser? Svaret er vel både og. Det har foregått en betydelig effektivisering på mange felt. Men det er utvilsomt er betydelig potensial for å utnytte digitale verktøy bedre f. eks. innen kommunikasjon og tidsbruk. Undersøkelser viser at verktøy som e-post og ulike sosiale medier kan være betydelige tidstyver. Poenget burde jo være det motsatte, nemlig å jobbe smartere med digitale verktøy.

Stadig flere bedrifter bruker nå korte og effektive kurs i Outlook og OneNote for å redusere og effektivisere arbeidsprosesser. Kobles eksempelvis notater, linker og bilder i OneNote med eposter, møtekalender osv. i Outlook kan dette gi betydelig tidssparing, og dermed mer tid til faglige oppgaver.

Møtekalenderen er ofte full, og gjør at mange oppgaver må løses utenom ordinær arbeidstid.

Forskning viser imidlertid at om lag 40 prosent av møtetiden er bortkastet. Et enkelt spørsmål kan være om møtet er nødvendig -hvorfor har vi dette møtet? Hvis svaret er ja, så er det neste spørsmålet hva skal vi oppnå på møtet og hvem trenger å være med? Uklarhet om formål og for stor deltakelse bidrar ofte til at resultatet blir negativt. Konstruktive møter betinger en klar møteagenda – hva slags møte innkalles det til, hvilke saker skal drøftes og hvem er ansvarlig for disse? Innkallingen bør klargjøre tidsbruk for hver sak, nødvendige dokumenter, type beslutning som skal fattes og eventuell annen relevant informasjon.

Avgjørende for smarte og effektive møter er god gjennomføring, det vil si struktur, ledelse, nøktern tidsbruk og ikke minst oppfølging etter møtet. Referatet bør være konsist om beslutninger, oppfølging, frister og ansvar. Vi i Bedre Tid hjelper deg å jobbe smartere med digitale verktøy, identifisere tidstyver og bli bevisst dine arbeidsprosesser gjennom effektiv metodikk. Dette kan gi innsparinger på opptil 1,5 time pr dag for hver medarbeider. Bedre Tid tilbyr ulike kursvarianter som kan tilpasses den enkelte arbeidsplass og medarbeider.