Kurskonsulent Sissel Tungen: Fjern tidstyvene!

Arbeidsgivere investerer store beløp i virksomhetens kjernesystemer og opplæring i disse fordi de ansees som kritiske for virksomheten. Kontorstøttesystemene ansees imidlertid ikke like kritiske, og det gis sjelden opplæring i bruk, men systemene er viktige verktøy får å skape en effektiv arbeidsdag. Systemene brukes veldig ulikt og er sjelden tilpasset arbeidsprosessene i virksomheten. Outlook har vært lenge på markedet og de fleste har brukt verktøyet over år, likevel er kompetansen og utnyttelsen av verktøyet relativt lav og behovet for opplæring er stort. Vår kurskonsulent Sissel Tungen har gjort seg mange erfaringer gjennom kursene hun holder i Outlook.

"De fleste har utfordringer med å holde oversikt over hva som ligger i Outlook-postkassen", sier hun. Det ligger sjelden en klar tanke bak organiseringen av mapper, og i noen tilfeller er det bare én innboksmappe (og ingen undermapper). Jeg har opplevd at noen har over 50.000 e-poster i innboksen sin. Hvordan holder du da oversikten? I tillegg til god mappestruktur er det en rekke muligheter for søkefunksjoner i Outlook som kan hjelpe deg med å spare tid."

De fleste kursdeltakerne opplever at det ikke skal så mye til for å komme videre fra selvlært-stadiet til mer avansert og effektiv bruk. "Øvelse gjør mester er det som gjelder, og det kreves vilje og ønske om å lære for å bli effektiv», sier hun. Den første og største effekten kursdeltakerne merker, er nettopp bedre oversikt og enklere oppfølging av oppgaver. Kurset hjelper deltakerne til å reflektere over hvordan arbeidsdagen kan bli enda mer effektiv. Vi gir hjelp til å komme i gang, rydde opp og etablere en god arbeidsmetodikk.

Kalenderfunksjonen er undervurdert og viktig for å få oversikt og orden. Mange laster kalenderen full med en blanding av oppgaver og avtaler, og mister oversikt og prioritering. Andre bruker ikke kalenderen i det hele tatt for å planlegge tidsbruken i arbeidsdagen. Kalenderfunksjonen har mange løsninger for å gi god struktur.

Oppgavefunksjonen i Outlook er ukjent for mange, og manglende bruk gjør at oppfølging av oppgaver gjøres ineffektivt og tilfeldig. «Det er slitsomt å huske på alt man ikke skal glemme, men systemet husker for deg!», sier Sissel. Hun oppfordrer arbeidsgiverne til å pushe folk til å komme i gang med oppgavefunksjonen i Outlook. Alle våre kurs holdes internt på virksomheten. Det skal lite til for å melde seg på og gjennomføre. En stor fordel med bedriftsinterne kurs er at deltakerne jobber live i sitt eget system. Man får umiddelbar effekt av forbedringer.

«Arbeidshverdagen preges av masse informasjon og kommunikasjon. Da handler det om å skape god flyt på de digitale arenaene». Virksomheten kan starte med å rette et kritisk blikk på egen e-post-kultur og rutiner: Når trenger vi egentlig sende e-post, når trenger vi sette andre på kopi, hvordan følger du opp sendte e-poster og når bruker vi varsler? «Sammen med ineffektive møter er dårlig e-postkultur de største tidstyvene våre». Det kan gjøres noe med!

Bedre Tid holder bedriftsinterne kurs i Outlook, OneNote og Smarte Møter. Ta kontakt!